Tausche E-Mail-Flut gegen effiziente
Marketingplanung: Warum Steiermark Tourismus & Standortmarketing Marketing-Resource-Management verwendet
Welche Kampagne startet gerade? Auf welchen Plattformen? Wie viel Budget liegt dahinter?
Diese Fragen wollte das Marketingteam bei Steiermark Tourismus & Standortmarketing beantworten können – ohne die Informationen mühsam aus verschiedenen Dokumenten zusammensuchen zu müssen. Die Lösung: MARMIND, eine Software für Marketing-Resource-Management. Noch dazu mit Steiermark-Bezug.
Urlaub in der Steiermark zu bewerben – so könnte man den Unternehmenszweck der Landestourismusorganisation kurz und knapp zusammenfassen. Und das sowohl im DACH-Raum als auch auf internationalen Märkten. Seit kurzem wurde mit dem Standortmarketing außerdem ein zweites Geschäftsfeld geschaffen. Das bedeutet, dass die Marketingaktivitäten des Unternehmens zukünftig noch weiter wachsen werden.
In der täglichen Arbeit sind viele Abstimmungen intern, aber vor allem auch extern, erforderlich: Die Kampagnenpartner arbeiten mit eigenen Tools und organisieren die Planung nach ihren Bedürfnissen. Für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Steiermark Tourismus & Standortmarketing macht das den Arbeitsalltag abwechslungsreich. Den Überblick über alle Projekte, Kanäle und To-Dos zu behalten, ist aber auch sehr herausfordernd.
Effektives Marketing erfordert sorgfältige
Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern
Die Marketingaktivitäten im Unternehmen sind abteilungsübergreifend organisiert. Während im Content Management die Inhalte zum Leben erwachen, werden im Channel Management diese wiederum mit der richtigen Botschaft auf passenden Kanälen platziert.
So weit, so gut. Die Herausforderungen nehmen zu, wenn Erlebnisregionen, Partnerunternehmen, unterschiedliche Märkte und Schwerpunktthemen ins Spiel kommen. Die Kunst besteht darin, all diese Anforderungen zu koordinieren und perfekt aufeinander abzustimmen.
Warum unzählige Spreadsheets nicht die optimale Wahl für die Marketingplanung sind
Die gelernten Tools für die Marketingplanung und -budgetierung sind nach wie vor Office-Anwendungen. Doch damit stößt ein Marketingteam schnell an seine Grenzen. Vor allem, wenn es abteilungsübergreifend und mit externen Partnern zusammenarbeitet.
„Wir hatten kein Planungstool, sondern arbeiteten – ganz klassisch – mit Excel-Dateien, die irgendwo herumschwirrten. Die Kommunikation fand hauptsächlich über E-Mail statt. Dadurch hatten wir keinen Gesamtüberblick. Es fehlte ein
zentraler Ort, an dem alles übersichtlich geplant und abgelegt wird.“
Stephanie Renner, Onlinemarketing und Social Media, Steiermark Tourismus & Standortmarketing
Wichtige Fragen konnten nur sehr mühevoll beantwortet werden: Auf welchen Plattformen werden welche Inhalte ausgespielt? Wie viel Budget liegt dahinter? Welche Partner sind dabei? Auf welchen Märkten sind wir aktiv?
Die Analyse der Marketingaktivitäten gestaltete sich aufgrund dessen äußerst mühsam und war in manchen Fällen sogar schier unmöglich.
Stephanie Renner dazu: „Das war der Punkt, an dem wir gesagt haben, wir machen uns auf die Suche nach einem Tool für eine einheitliche Kampagnen- und Projektplanung im Marketing. Ein Tool, mit dem wir auf Knopfdruck alle benötigten Informationen abrufen können.“
Effizientere Prozesse und Strukturen dank Marketing-Resource-Management
Die Marketing-Resource-Management-Plattform MARMIND erwies sich als das richtige Tool für die Anforderungen des Unternehmens. Nicht nur die umfassenden Anwendungsmöglichkeiten der Plattform selbst, auch die geografische Nähe – MARMIND hat einen Standort in Premstätten bei Graz – war entscheidend.
Anfang 2020 gab es zunächst eine umfangreiche Testphase. Anschließend wurde MARMIND schrittweise eingeführt.
Die Implementierung einer umfassenden Plattform wie MARMIND erfordert eine sorgfältige Planung und kann nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Das bestätigt auch Stephanie Renner: „Wir mussten uns detailliert überlegen, wie wir unsere internen Strukturen im Marketing zukünftig gestalten wollen. Unser Fall war vielleicht besonders, weil wir zeitgleich unser Organigramm überarbeiteten. Einerseits herausfordernd, andererseits hilfreich. Denn dadurch konnten wir MARMIND gleich an die neuen Strukturen anpassen. Gleichzeitig hat uns MARMIND aber auch geholfen, unsere Abläufe nochmal zu optimieren.“
Zuverlässige Projektleitung als Schlüssel
zum Erfolg
Speziell zu Beginn unserer Zusammenarbeit erwies sich unsere feste Ansprechpartnerin bei MARMIND als äußerst hilfreich. „Wenn wir uns mal verzettelt haben, hat uns unsere Ansprechpartnerin wieder in die richtige Richtung gelenkt. Sie hat uns konkrete Vorschläge unterbreitet, wie wir Strukturen und Abläufe effizienter gestalten können – das hat uns enorm weitergeholfen.“, so Renner.
„Wir wissen es sehr zu schätzen, dass wir auch weiterhin auf unsere engagierte
Projektleiterin bei MARMIND zählen können, sei es bei Fragen, Supportanfragen oder zur Bereitstellung von Input.“
Stephanie Renner, Onlinemarketing und Social Media, Steiermark Tourismus & Standortmarketing
Effizientes Kampagnenmanagement und
vereinfachtes Reporting
Mittlerweile arbeitet Steiermark Tourismus seit drei Jahren mit der Marketing-Resource-Management-Software MARMIND. Wie hat sich der Arbeitsalltag dadurch verändert?
Stephanie Renner dazu:
„Da wir parallel zu unseren großen Kampagnen auch eine Vielzahl kleiner Marketingaktivitäten durchführen und insbesondere bei der Erstellung von Redaktionsplan und Partnerbeiträgen viele Arbeitsschritte erforderlich sind, bietet uns MARMIND
eine großartige Lösung. Ich kann jeden dieser Schritte als To-Do-Liste anlegen und an die jeweils zuständigen Personen verteilen. Dadurch behalte ich stets den
Überblick über die gesamte Planung, die Verantwortlichkeiten und die Deadlines – das erleichtert meinen Arbeitsalltag erheblich.“
Stephanie Renner, Onlinemarketing und Social Media, Steiermark Tourismus & Standortmarketing
Früher habe sie dafür verschiedene Listen und mehrere E-Mails benötigt. Dieser Aufwand hat sich nun erfreulicherweise drastisch reduziert, wie Renner erklärt: „MARMIND ermöglicht es unserem Team nicht nur auf Knopfdruck zu sehen, welche Beiträge im Rahmen unseres Redaktionsplans umgesetzt werden, sondern auch sämtliche Marketingkampagnen auf einen Blick zu erfassen. Wir können schnell herausfinden, welche Kampagne gerade läuft, welche Kanäle wir bespielen und wie es um den Zeitplan steht. All diese Informationen sind übersichtlich dargestellt, ohne dass wir uns durch mehrere Tabellen durchkämpfen müssen.
Sie fügt hinzu: „Es gibt ganz viele kleine Dinge, die auf den ersten Blick nicht aufwändig sind. Aber in Summe sparen wir uns durch die Verwendung einer Kampagnen-Management-Plattform wie MARMIND sehr viel Zeit und Ressourcen.“
„Früher benötigte ich mehrere Tools, um mir die Zahlen und KPIs
zusammenzusuchen. Mit MARMIND kann ich die Kampagnen viel einfacher
auswerten, wodurch wir wiederum Zeit sparen.“
Stephanie Renner, Onlinemarketing und Social Media, Steiermark Tourismus & Standortmarketing
Effizienz und Nachhaltigkeit durch übersichtliche To-dos statt E-Mail-Flut
Eine der beliebtesten Funktionen in MARMIND ist die Erstellung von To-dos. Durch die Möglichkeit der Versendung von To-dos per E-Mail können nicht nur interne sondern auch externe Anfragen von Partnern besser sortiert und bearbeitet werden. Externe E-Mails können so direkt vom Posteingang als To-do nach MARMIND gesendet werden und im Anschluss wie in einem Ticket-System bearbeitet werden.
Noch etwas findet Stephanie Renner erwähnenswert: „Auf den ersten Blick wirkt es wie eine Kleinigkeit, aber mein Papierstapel und meine Ablage sind nun erheblich kleiner. Da ich vieles übersichtlich abrufen, anschauen und bearbeiten kann, muss ich weniger ausdrucken. Das finde ich im Sinne der Nachhaltigkeit sehr positiv.“
MARMIND: Nützlich, effizient, übersichtlich
In der nahen Zukunft sollen viele weitere Projekte wie zum Beispiel aus dem neuen Geschäftsfeld Standortmarketing in MARMIND abgewickelt werden. Renner dazu: „Mit dem zweiten Geschäftsfeld kommen viele neue Aufgaben auf uns zu. Vor allem Offline-Aktivitäten wie Events wollen wir in Zukunft ebenfalls in MARMIND zentral planen und abwickeln.“
Abschließend gefragt, wie sie MARMIND in drei Worten beschreiben würde, antwortet Renner: „Nützlich, effizient, übersichtlich.“ Und sie fügt lachend hinzu: „Und es ist sogar steirisch!“
