Darum setzt Weltmarktführer Rohde & Schwarz auf Marketing Resource Management

Mitarbeiter von Rohde & Schwarz
© Rohde & Schwarz

Wie sorgt ein Konzern mit 12.300 Mitarbeitern auf der ganzen Welt für mehr Übersicht und Transparenz im Marketing? Mit Marketing-Resource-Management-Software. Denn nur mit einer zentralen Plattform für Planung, Budgetierung und weltweite Zusammenarbeit lassen sich zukünftige Herausforderungen im Marketing effizient bewältigen.

Eine zentrale Marketingplattform für alle Mitarbeiter weltweit – diesen Wunsch gab es bei Rohde und Schwarz bereits länger. Als vor einigen Jahren beschlossen wurde, das Marketing neu zu strukturieren, nutzte man die Gelegenheit, um im Rahmen dieses Change-Prozesses eine Marketing-Resource-Management-Lösung einzuführen.

Der Technologiekonzern mit Hauptsitz in München und 12.300 Mitarbeitern in über 70 Ländern wollte mit einer MRM-Plattform vor allem für mehr Transparenz und Überblick im Marketing sorgen. Wo stehen wir? Was machen wir weltweit? Wie viel Geld geben wir aus? Diese Fragen sollten mithilfe einer passenden Lösung besser beantwortet werden können.

Die Ausgangslage: Zeitraubende Abstimmung und Planung mit Excel und PowerPoint

Vor der Einführung von MARMIND setzte Rohde und Schwarz wie viele andere Unternehmen bei der Planung, Organisation und Koordination im Marketing auf E-Mail, PowerPoint und Excel.

Vor allem der Austausch und die Abstimmung mit Kollegen in anderen Regionen und Ländern gestalteten sich dabei schwierig, wie Monica Paul, Project Manager Marketing Planning bei Rohde und Schwarz, erzählt:

„Einige Themen steuern wir von der Zentrale in München aus, aber wir stimmen uns auch viel mit Kollegen aus anderen Regionen ab, weil Marketing dort teilweise ganz anders funktioniert. Daraus entstand der Wunsch nach einer zentralen Plattform für die weltweite Zusammenarbeit.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

Das Ziel: Mehr Transparenz im Marketing und Klarheit bei Budget und Kosten

Neben einer zentralen Plattform für die Kommunikation und Kollaboration wünschte man sich vor allem mehr Transparenz: Die Zentrale in München wollte einen Überblick über die Marketingaktivitäten in den einzelnen Ländern und die damit verbundenen Kosten. Zudem sollten die Budgets übersichtlicher werden.

Excel und PowerPoint waren für das Marketingteam zu unübersichtlich geworden und verursachten erheblichen Mehraufwand, wie Monica Paul berichtet:

„Wir hatten Meetings, bei denen die Regionen ihre Arbeit präsentierten. Da wurden an die Länder Excel-Listen verteilt, die sie ausfüllen sollten. Die anschließende Konsolidierung dieser Daten war mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

Auch bei der Umsetzung der Corporate-Design-Richtlinien wollte man die Zusammenarbeit verbessern, um vor allem die Kollegen in den kleineren Ländern zu unterstützen.

Als der Konzern schließlich beschloss, das Marketing neu zu strukturieren, war der passende Zeitpunkt für die Einführung einer Marketing-Resource-Management-Plattform gekommen.

Gesucht: Eine flexible Lösung für komplexe Strukturen im Marketing

Mit MARMIND fand man rasch eine Lösung, die neben vielen anderen Anforderungen zwei wesentliche Kriterien erfüllte:

  1. MARMIND muss nicht in der Cloud gehostet werden. Lokales Hosting in der IT-Umgebung des Kunden ist problemlos möglich.
  2. Die Software ist äußerst flexibel und kann individuell angepasst werden.

Vor allem die Flexibilität und individuelle Anpassung waren ein wichtiges Thema, da man bei Rohde und Schwarz großen Wert darauflegt, den Ländern Mitspracherecht bei der Gestaltung der Strukturen im Marketing einzuräumen. Die daraus resultierende Komplexität konnte nur mit MARMIND zufriedenstellend abgedeckt werden.

Denn beim Thema Budget und Kosten gab es von Land zu Land beträchtliche Unterschiede, die jedoch in MARMIND uneingeschränkt abgebildet werden konnten, wie Monica Paul erläutert:

„Jedes Land kann so arbeiten wie es will – und obwohl Budget und Kosten teilweise sehr unterschiedlich abgebildet werden, können wir im Reporting alles zusammenführen und sehen auf einen Blick alle relevanten Informationen.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

Budgeting software for marketers
Verwaltung von Budget und Kosten in MARMIND

Persönliche Betreuung bei der Implementierung als Schlüssel zum Erfolg

Da das Marketing bei Rohde und Schwarz insgesamt neu aufgestellt werden sollte, war die Einführung von MARMIND Teil eines übergeordneten Change-Prozesses, der mit großen Herausforderungen verbunden war. Vom Projektteam von MARMIND fühlte man sich jedoch immer gut betreut, wie Monica Paul betont:

„Unsere Wünsche wurden immer unseren Vorstellungen entsprechend umgesetzt. Und wenn etwas mal nicht funktionierte oder ein Problem auftrat, dann wurde schnell eingegriffen, sodass wir stets gut vorankamen.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

Was die Projektbeteiligten von Rohde und Schwarz besonders freut: Viele ihrer Ideen und Verbesserungsvorschläge wurden in die Standardversion von MARMIND aufgenommen.

Und insgesamt habe sich MARMIND in den letzten fünf Jahren enorm weiterentwickelt. Neben vielen tollen Features rund um das Thema Kollaboration wurde auch das Look and Feel der Software über die Jahre laufend angepasst, was sehr positiv sei.

Professionelle Planung von Marketingprogrammen mit einem Jahreskalender

Mittlerweile arbeitet das Marketingteam bei Rohde und Schwarz seit über fünf Jahren mit MARMIND. Und die Bilanz ist durchaus positiv.

Beispielsweise konnte der gesamte Planungsprozess professionalisiert werden. Anstatt Marketingprogramme kurzfristig zu planen, wird nun zu Beginn eines Geschäftsjahres ein großer Plan erstellt, der nach Möglichkeit auch eingehalten wird. So kann man sich jederzeit einen Überblick darüber verschaffen, welche Marketingaktivitäten gerade in einem bestimmten Land umgesetzt werden.

Marketing planning software
Marketingplanung in MARMIND

Übersicht über Budget und Kosten - weltweit

Auch beim Thema Budget und Kosten herrscht nun wesentlich mehr Transparenz als zuvor. Anstatt die Informationen erst mühsam zusammenzutragen, kann man mittlerweile in MARMIND ganz einfach einsehen, wer wieviel Budget geplant hat, wie viel bereits ausgegeben wurde und was der Forecast ist – und das auf verschiedenen Ebenen, also etwa pro Land, pro Markt, weltweit oder auch pro Produkt.

Einfache Zusammenarbeit und Abstimmung

Hinzu kommt, dass sich Kollaboration und Abstimmung mittlerweile viel einfacher gestalten. Wo vorher viele E-Mails notwendig waren, sorgt nun MARMIND als zentrale Kommunikationsplattform für einen unkomplizierten Austausch zwischen der Zentrale und den Teams in den Regionen. Etwa wenn es darum geht, Use Cases zu vergleichen oder um zu besprechen, welche Kanäle in welchen Regionen am besten funktionieren.

Auch Materialien können einfach ausgetauscht werden. Dateien werden auf MARMIND im betreffenden Kontext hochgeladen und verlinkt. Bestimmte Prozesse, wie beispielsweise die Materialabfrage für eine Anzeigenschaltung, werden mit Workflows abgebildet und laufen automatisiert ab.

Insgesamt eine große Erleichterung, wie Monica Paul findet:

„Anders als zuvor habe ich nun mit Kolleginnen und Kollegen rund um den Globus Kontakt. Ich weiß über ihre Herausforderungen, Wünsche und Erfolge Bescheid und kann sie besser unterstützen, da wir nicht nur auf der gleichen Plattform arbeiten, sondern auch die gleiche Terminologie verwenden.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

Effective content collaboration for marketers
Gemeinsames Arbeiten an Mediendateien in MARMIND

Automatisierung von Routinetätigkeiten im Marketing

Ein Kollege schätze besonders die automatisierte Erstellung von To-dos mithilfe von Checklisten: Die To-dos müssen nicht jedes Mal neu erstellt werden, sondern sind in der Checkliste bereits vordefiniert. Sobald das Versanddatum für den Newsletter festgelegt ist, wird automatisch das Fälligkeitsdatum für jedes To-do kalkuliert.

So können die Tasks für mehrere Newsletter in wenigen Minuten geplant und vergeben werden. Der Aufwand für Routinetätigkeiten reduziert sich dadurch stark.

Sie überlegen die Einführung einer Marketing-Resource-Management-Software?

Für alle jene, die vor der Einführung einer Marketing-Resource-Management-Plattform stehen, hat Monica Paul abschließend einen Tipp parat:

„MARMIND ist keine Software, mit der man die Mitarbeiter mal ein bisschen rumprobieren lässt. Dafür kann die Plattform einfach zu viel. Nehmen Sie sich zu Beginn lieber die Zeit und überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Prozesse und Strukturen am besten abbilden – es gibt nämlich fast nichts, was Sie in MARMIND nicht abbilden können.“

Monica Paul, Project Manager Marketing Planning, Rohde und Schwarz

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